15 dicas fundamentais sobre newsletters

Basicamente, existem dois tipos de marketing via e-mail: os "solo e-mails" e as "newsletters electrónicas" ou "e-zines". Os "solo e-mails" destinam-se à publicação de um único produto ou assunto (evento, promoção, campanha, etc.). As newsletters, normalmente, são edições periódicas, escritas e distribuídas para finalidades comerciais.

Tipicamente, pretende-se recolher uma lista de subscritores e enviar newsletters, de preferência sobre várias temáticas à escolha do subscritor, sempre com a finalidade de promover os nossos produtos ou serviços.

Na maioria, o conteúdo das suas comunicações online decide se a mensagem acaba rapidamente no "caixote de lixo" do destinatário, ou se merece a sua atenção. Para conseguir converter o máximo de e-mails enviados em cliques para o seu site, aplique estas 15 técnicas comprovadas.

1 - O Remetente

Um aspecto fundamental, é a sua identificação como remetente. Provavelmente, a conta de e-mail da sua newsletter é algo como "[email protected]" ou "[email protected]".

Todos "info", mas remetentes diferentes

Evite configurar o nome mostrado simplesmente como "info" ou "newsletter". Os seus destinatários não reconhecerão a sua empresa como remetente. E pior ainda, não conseguem distinguir a sua newsletter de outras empresas.

Remetente = ao endereço de e-mail

Uma melhor opção, mas não sempre a mais correcta, é a utilização do endereço de e-mail como remetente.

O problema é que existem "ruídos" no nome que dificultam a leitura, tal como o @ e o ".pt". Uma opção a ponderar neste caso seria a utilização do endereço "[email protected]" em vez de "geral". Mais crítico o domínio "imediactic". Certamente, neste caso, o nome da marca (Computerworld) tem mais significado para os leitores do que o nome institucional. Assim, a opção mais correcta seria "[email protected]".

Alguns exemplos que usam o nome da empresa:

Se for, por algo motivo, necessário reforçar a existência de uma conta própria do remetente para um determinado assunto, ou se for uma conta "geral", terá de acrescentar o endereço de e-mail utilizado. Um exemplo:

Germanwings

O Caso Info

O caso mais problemático que verificamos hoje em dia é o "info". Vejamos as variações:

Identificação	Prós e Contras
info, geral, newsletter	Não identifica ninguém e deve ser evitado
Info ou [email protected]	Problema: não permite identificar facilmente o nome da empresa e não surge por ordem alfabética na posição onde o utilizador procura
ViaModul ViaModul	A melhor opção é o nome do remetente sem identificação do e-mail.

Qual nome deve usar como remetente?

O nome do remetente usado depende do posicionamento da newsletter. Quem é o protagonista reconhecido na comunidade? E como ele deve ser identificado?

Nos exemplos listados, recomenda-se usar sempre o nome do remetente sem a necessidade de identificar o endereço de e-mail.

Remetente	Utilização
Empresa ou marca ViaModul	Empresa ou marca reconhecida; Líder no mercado; Destinatários podem deduzir que são clientes.
Newsletter ViaModul	Envio de newsletters ("e-zines"); Comunidade de interesse;
ViaModul Insight ViaModul Insight	Reforçar a marca / identidade de uma newsletter ("e-zine")
Formação ViaModul Formação ViaModul	Tema específico relacionado à empresa; Pretende-se reconhecimento numa competência concreta; Reforçar um canal de comunicação entre empresa e comunidade
Nome do autor	Autor reconhecido no mercado; Mensagens pessoais; Empresa pouco conhecida;
Equipa (A sua equipa Lojas-na.net)	Reforça o aspecto de colaboração;

2 - O Assunto

Tão importante como a identificação do remetente é o assunto. O assunto corresponde ao título da mensagem e determina se o destinatário abre ou não a mensagem. Quais são as várias funções do assunto?

• Identificação concreta de uma newsletter;
• Chamar atenção para um assunto;

O assunto, neste caso trata-se de uma edição com temática semanais, deve permitir ao destinatário distinguir o número e o tema da newsletter:

Esta informação pode ser obtida através do remetente e do assunto, a evitar eventuais redundâncias.

Por outro lado, as newsletters promocionais devem unicamente chamar a atenção do leitor através de uma mensagem (lê-se "título") forte:

Escreva um título que chama atenção. Leia também o artigo Como conquistar atenção com títulos.

3 - Evite a palavra "Grátis"

Ignore o facto que a palavra "grátis" é uma ferramenta poderosa e comprovada de marketing. Alguns e-marketers evitam esta palavra no assunto, porque os filtros de Spam de utilizadores e de fornecedores de serviços Web filtram mensagens que contêm no assunto a palavra "grátis".

4 - O Resumo

Comece a newsletter com uma introdução, um resumo, que pode referir novamente o remetente. Reforce a mensagem do título da newsletter e disponibilize um mecanismo para efectuar encomendas. Escreva esta secção para os clientes com tempo limitado e que tomam as decisões rapidamente. Estes preferem informação "compacta" e necessitam apenas das informações chaves e um mecanismo para comprar (carrinho de compras).

5 - Apresentação detalhada

No parágrafo seguinte exponha toda a informação. No caso de promoção de produtos ou serviços, mencione os benefícios para os clientes, bem como as características (para saber as diferenças entre ambos, leia também 10 Regras como escrever para vender com sucesso). Refere testemunhos e outras informações disponíveis que ajudam um potencial cliente a tomar uma decisão. Escreva esta secção para clientes que necessitam de mais informações do que no resumo para tomar uma decisão.

6 - Hierarquização da informação

Independentemente do tamanho do texto, disponibilize as informações chaves no primeiro ecrã da newsletter. As informações adicionais poderá colocar por baixo, anexar em formato PDF ou referir através de um conjunto de hiperligações. Ao escrever o texto, pense nos principais benefícios que necessita de comunicar para ganhar a atenção dos leitores e coloque estas informações no resumo. Depois junte as informações adicionais e indispensável para determinados produtos.

Pense também nos clientes que necessitam de informações mais detalhadas para tomar uma decisão. Uma boa prática consiste na organização de uma estrutura lógica em que as informações adicionais são apresentadas. Por exemplo:

• Características técnicas detalhadas
• Manuais técnicos
• Normas aplicáveis
• Produtos relacionados

7 - Carrinho de compras

Após a apresentação da informação detalhada, disponibilize novamente um mecanismo para o leitor efectuar a encomenda, o carrinho de compras. No caso de promoção de um único produto numa newsletter, evite mais do que três instâncias do carrinho de compras, uma vez que 95% dos clientes usam apenas as primeiras duas.

8 - Margens

Seja generoso com as margens e limite o número de caracteres a 55 a 60 por linha. A leitura no ecrã de linhas compridas torna-se extremamente difícil e a maioria dos utilizadores ajusta o tamanho da janela para ler os mails. Por outro lado, o formato da newsletter deve permitir a sua impressão, no formato A4.

9 - Maiúsculas

Muitos conteúdos para impressão recorrem a várias técnicas para chamar a atenção do leitor, uma delas é a utilização de maiúsculas. Em toda a comunicação online, esta técnica deve ser evitada, uma vez que dificulta a leitura de texto e por outro lado significa que estamos a GRITAR COM OS NOSSOS CLIENTES. Não é propriamente uma atitude feliz.

10 - Texto sublinhado

Sublinhar palavras é uma outra técnica para destacar informações em documentos para impressão. Na documentação online o texto sublinhado permite identificar os links, seja em Web sites ou e-mails. Um leitor que encontra uma palavra sublinhada sem link fica profundamente confuso. Porque apenas depois de várias tentativas em clicar e aceder a outra página, percebe que tal não acontece por nenhuma falha técnica, mas simplesmente porque alguém queria destacar uma informação. Este erro ocorre com mais frequência quando copiamos já um texto formatado que foi concebido para a impressão. Copie sempre o texto sem formatações para o editor da sua loja, usando um editor de texto como o Notpad ou Textpad para também eliminar as formatações dos documentos do Word ou outras aplicações do MS Office.

11 - Comunicar com eficiência

A comunicação online obedece às suas próprias regras e difere da comunicação em papel. Enquanto uma revista ou um catálogo são lidos, por exemplo, numa explanada de um café, a nossa audiência em geral dispõe de menos tempos para avaliar mais ofertas e fontes de informação em simultâneo, lê-se "mais concorrentes". Em geral, disponha mais informações e escreva menos. Leia também 11 Dicas para comunicar com mais eficiência

12 - Estilo informativo vale ouro

"Na Internet, o ouro é a informação", diz Joe Vitale. E os cibernautas querem informações, exaustivas e credíveis. Os tradicionais folhetos de publicidade estão condenados para o fracasso, se forem enviados via e-mail. Deve acrescentar informações relevantes para os leitores. O estilo de escrita deve ser informativo, educativo, útil e amigável, em vez de promocional e orientado à venda.

Evite frases tais como "os nossos serviços são os melhores" ou "os nossos produtos são de qualidade". Estas são mensagens sem conteúdo e sem significado para o leitor. O que quer dizer com "qualidade"? E quem dos seus concorrentes não promete o mesmo?

Não aborreça os seus leitores. Na Internet, eles estão à procura de informações e ansiosos para recebê-las. Cabe a si, disponibilizá-las.

Na presença online da Quartz Quality, empresa especializada em soluções e serviços na higiene e controlo bacteriano, a oferta encontra-se estruturada pela necessidade dos clientes e apresentada após uma introdução baseada em informações científicas. Foi um dos principais motivos, que foi escolhida como loja do mês de Janeiro de 2008.

13 - Vales de desconto - cada vez mais poderoso

Desde sempre associamos as compras online com bons preços. E é verdade. Uma vez que a nossa loja não é a única a oferecer preços baixos, torna-se necessário criar uma outra vantagem competitiva, uma que fideliza os nossos clientes. Uma ferramenta poderosa são os vales de desconto. Todos os comerciantes online que recorrem a esta técnica confirmam a sua eficácia.

14 - Cancelamento da newsletter

Disponha de um mecanismo para o cancelamento da newsletter. Se não usar as funcionalidades integradas de e.pages, poderá recorrer ao cancelamento via e-mail com o assunto "Remover" na mensagem. Inclua informações na newsletter sobre a sua política de privacidade.

15 – Anexos

O correio electrónico (lê-se newsletter) não foi pensado para o envio de ficheiros, embora que seja hoje em dia uma função muito utilizada e perfeitamente normal. Mas no caso de newsletters, devíamos aplicar as boas práticas que explicamos logo a seguir.

Evite o envio de anexos, por mais pequenos que sejam. Por três motivos:

1. Respeito pelo destinatário
   O destinatário não recebe apenas as suas mensagens. Se em cada mensagem encontrar um anexo, certamente não vai apreciar;
2. Má gestão dos recursos
   Além de fazer uma má gestão dos recursos tecnológicos, tenha também em conta o tempo para chegar um mailing com anexo ao seu destinatário. Imagine, que pretende enviar um ficheiro de 1 MB para 5.000 destinatários (ou um ficheiro de 5 MB para 1.000 destinatários). Estamos a falar de um volume total de um DVD. A última mensagem poderá chegar horas ou dias depois da primeira. Se tiver necessidades desta natureza, peça ao seu fornecedor uma solução.
3. Desperdiçar oportunidades de divulgação do seu site/loja
   Ao enviar todos os conteúdos com a sua newsletter, está a perder uma grande oportunidade de o destinatário conhecer outros conteúdos do seu site ou loja. Não será que os destinatários poderão apreciar outras informações que existem lá?

Como, então, deverá facultar conteúdos em ficheiros aos seus destinatários?
Existem duas técnicas:

1. Inserir na newsletter um link para o destinatário abrir o ficheiro ou efectuar o download a partir do mail;
2. Inserir na newsletter um link para uma página do seu site / loja (chama-se uma página de destino ou landing page) em que apresenta textos e ficheiros para download;

A técnica aplicada depende sempre do âmbito e conteúdo do anexo. Se o anexo incluir ligações para outras páginas do seu site ou loja, poderá aplicar a primeira técnica. Caso contrário, coloque o ficheiro numa página de conteúdo e apresente outras informações e ligações além do anexo.

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